所有用電腦的社畜打工人必知的工作管理實用線上工具

所有用電腦的社畜打工人必知的工作管理實用線上工具

by Yuting Chao

大陸近年的新詞叫「打工人」=台灣叫的「社畜」,標題只寫打工人怕有人不懂,所以變成了 「社畜打工人」(怎麼聽起來更慘的樣子)。總感覺社畜特別負面呀,什麼時候鄉民更新一下流行詞呢?好吧不說廢話,開始正題。

時間管理 Toggl Track

有些人會羨慕Freelancer工作時間自由彈性,但正是因為彈性所以時間管理成為最大的難題。每次工作開始結束時分別按下Toggl Track,可以幫你統計工作時間、分門別類,更好掌握時間成本。

超好用的時間追蹤報告和專案時長管理

Project – 可以將每個專案分開、設定顏色
Tags – 可以分門別類自行設定類別
Team – 共享追蹤進度給其他工作夥伴
Reports – 時間追蹤報告,可以了解總工時之外,也可以單獨過濾出每個專案所花時間,時間上也可以調整到日、周、月、年,超級方便。
以上都是免費功能,付費功能還可以「Billable Rates and Rounding in Reports」將時間轉化為成本金額,也有多種付費方案解鎖進階功能。我目前用免費版也已經很夠用。

另外 Toggl Track 也可以整合其他工作程式,例如Google日曆、Trello等等,也有內建番茄鐘功能(要特別設定打開),但番茄鐘功能不太穩定,後來就沒用了。

每次都要按 Toggl 很容易忘記?

如果會忘記按下Track,只要將Toggl Track設為每次開啟網頁時的起始畫面,就不容易忘記。如果不喜歡每次想追劇偷閒的時候,開網頁又看到它提醒你要工作怎麼辦?很簡單,我會將Google私人帳號和工作帳號分開,要工作時開工作帳號的Chrome瀏覽網頁,起始的分頁設定也是兩套不同內容,在瀏覽器上就能做工作和私人模式的切換。

切割私人與工作溝通領域的 Slack

Slack我以前在做PM時用過,它很像是工作版的Line、Messenger群組,再加入一些團體合作常用的溝通整合工具。它也能分Project(Channels),也可以傳檔案、同步更新小組工作進度、共享工作進度、留言談話,現在還加了視訊功能的樣子。

簡單來說,比起Line、FB私人和工作混用造成的生活界線模糊,Slack是一個更好切割工作領域的團體溝通工具,而且一旦顯示上線就代表你正在工作狀態中(或可以接收工作訊息的意思),大可不用擔心談公事會不會打擾到對方,畢竟 Slack 就是個線上的工作場域了。

工作進度板 Trello

Trello和Slack許多功能類似,它出的比Slack更早一些,整體更傾向專案工作管理、方便團隊彼此了解每個人的工作項目和進度。每個看板可以是一件專案、一個小組、一個人、或To Do list,底下再去細分卡片、卡片下再去分工作細項或任務清單。看板的玩法很多元,端看使用者如何分類,而每個項目也都可以指派特定人、團隊,也同樣可以共享檔案、留言,也有整合行事曆、雲端硬碟功能。

後來Slack整合版Trello(但我目前沒用過),兩款都是很方便實用的管理工具,在多人協作、團隊共同工作的項目整合上非常有幫助。

鞭策任務時限的Google日曆+Tasks+提醒

一直以來個人的工作習慣是手寫在週日曆裡,做完之後劃掉,後來再加上 Google日曆的Tasks[工作]功能,把希望完成的目標細分到日,每週必要完成的固定項目則設成固定的[提醒],沒有做完它會自動挪到隔天,因為[提醒]功能它有自己往後屯的特性,所以會特別有種鞭策自己的感覺(對我設定的每週必做就是週更文章…OTZ),如果不幸屯到下周就會有雙倍提醒你要完成。

而不論是 Tasks 或提醒功能,手機app上也都可以新增或編輯,如果要在Google日曆設置週期性,例如:每月最後一天設置-檢討和優化下月內容,則需要另外下載 Tasks App,或用電腦版的Google日曆。

以上4個工具是我個人用過、或正在頻繁使用,每個用電腦的上班族們都非常必備的線上管理工具,並同時都有電腦版與手機app可以使用:

Toggl Track

Slack

Trello

Google日曆

最後,感謝你看完文章。


我是Yuting,目前自由接案工作中,
從事自由撰稿/內容企劃/SEO內容優化/平面設計/古琴推廣。

如果你也想一起在工作旅途中搭伴
歡迎跟我聊聊 chaotrista@gmail.com

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