先講標題結論，效率會議的2個重點：「要有準備」、「要有結論」。好，這看起來超沒營養，是大家都知道的廢話，但我們往往因為各種因素，導致做不足準備和沒有結論。今天要來分享的是，小職員/上班族/打工人/不是老闆的我們，該如何避免無效率的會議。
▍會議前搞懂重點、自己的角色、做好備案
有時候開會通知只有時間、大標，我想應該也有很多人遇過吧？就是搞不太清楚臨時多這個會要幹嘛，如果就這麼開會，你可能會面臨一問三不知、看起來特別在狀況外的風險。所以做好功課或是找人問，搞懂「為什麼要開會」，以及跟自身有關係/可能有關係/沾到邊有關係 的地方，以此為依據做好準備方案+備案。就算沒要你在會議上提正式的簡報，也要想點內容，做好「說話的準備」。
▍沒有結論的會議怎麼辦？
就算做好準備、各種方案，開會也不一定有「結論」，各種人事物排列組合的複雜因素，小到個人因素、大到組織文化，導致沒有結果，很多時候不是小職員能夠改變的。
多問一句不會死
即使如此，有一件事必須要搞懂：下一步要做什麼，比如這次創意都不採用，那要往那個方向走、需求是什麼？不知道方向總該有個下次會議時間對吧？千萬別模模糊糊就開完會、然後糊裡糊塗不知道自己的權責要幹嘛。
如果這個會議整體風格是「自行體會、心照不宣、下次再說」，我也會很賤的多問一句「那接下來我們具體要怎麼做、還是說我們下次開會希望達到什麼目標呢？」，雖然當下可能有被討厭的風險，但總比事後一頭霧水造成的各種「職災」來的好。
沒有結論的會議 – 如果是共同造成的
有一種會議叫「Brainstorming」創意發想，特別容易沒結論，就算每個人都事前準備了自己的方案，idea這種東西也很難得到全員認可，總有「想想看或許有更好更驚艷的」心情，於是就開始一群人坐在會議室裡「一起想」。每次遇到這種情況我都超疑惑「坐著一起想」這件事，因為我有好靈感的時候，絕對不會是在會議室裡，當然也可能是本身就不是很創意的料吧，只要開始「一起想想」，我就開始感到壓力（這裡單指的是創意的部分）。
所以，如果是「大家一起都想不出來」的會議，果斷訂好方向、各自的功課、下次時間，就別繼續讓尷尬的空氣延續了吧～
沒有結論的會議 – 如果是話語權最大者想要的
最大話語權者，可能是老闆、主管、客戶…，這時候就考驗小職員們「讀空氣」的能力了。如何在會議裡的各種談話資訊裡，做到正確的「閱讀理解」，著實是一種考驗，這也跟相處時間、對他人的了解有關。然後根據不同人/情況，找出對方想要的，狀況不外乎以下幾種：
1. 他還沒有仔細想好，並不想馬上下結論
積極做法：了解對方搖擺的點，給出更清楚的答案/建議，但不要給出完全一面倒的推薦，最終決策權屬於決策者。
消極做法：約好時限，下次再聊。
積極/消極兩種並無絕對是非對錯，要看是否適合，有時候太積極push會讓他人感到壓力，反而適得其反。
2. 單純搞不清楚，所以無法有結論
積極做法：用客觀的態度幫助對方梳理思緒，引導理解、做出決策。
消極做法：約好時限，下次再說。
3. 如果是多方會議，還不想給對方肯定的答案/承諾，保留決策彈性
這時候大概只能一起回家，關起門再說。
▍沒有人會想要浪費時間
如果可以，誰想要浪費時間？不論是那個工作角色，我想沒有人會故意一直開浪費時間的會議，用理性客觀和同理的角度溝通，能解決很多問題，而不論你是哪一種角色，如何在各種情況下，都能保持「理性客觀同理心」，就是每個人自我的修行了。
以上是個人粗淺的心得，我知道造成無效率會議的因素很多很複雜，但很多時候，我們能做的就是盡量調整自己，以幫助事情推動的責任感，完成每一項任務。
我是Yuting，目前自由接案工作中，
從事自由撰稿/內容企劃/SEO內容優化/平面設計/古琴推廣。
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